先日、ある顧問先で
社員同士の会議に参加させていただいた時のことです。

白熱した議論が交わされるのは良いのですが、
当初の予定時間をオーバーして、
会議が長引いてしまう場面がありました。

皆さんの会社でも、
「予定より15分延びちゃったけど、
まあ、良い議論ができたからいいか」
なんてこと、ありませんか？

実は、この「ちょっとぐらい時間が押しても、
まあいいだろう」という小さな妥協が、
組織全体の生産性を落とす原因になります。

時間が延びたということは、
その後の業務や、参加している全員の予定に
しわ寄せがいくということです。
全員の時給を掛け合わせれば、
その延長時間がどれほどのコストになるか、
経営者であればハッとするはずです。

だからこそ私は、会議が長引いた時、
単に「お疲れ様でした」で終わらせず、

「どうしたら次回は、
　時間内に収められるでしょうか？」

ということを大切にします。

終わってしまったことを責めても仕方ありません。
大切なのは、同じ失敗を繰り返さないための
「仕組み」を皆で考えることです。

時間を守るために最も効果的なのが、
「事前準備」に意識を向けることです。

例えば、会議の場で資料を読み上げ、
一から現状報告を始めていないでしょうか？

もしそうなら、
事前に発表内容をグループLINEやチャットで
しっかりと共有しておく。
そして、「読めばわかること」は
会議の場では喋らないルールにする。
これだけでも、大幅な時間短縮になります。

また、何か新しいアイデアや意見を集めたい時。
会議の場で「さあ、何か意見はありませんか？」
といきなり問いかけるのではなく

事前に意見を募集しておき、
会議では出揃った意見をどう組み合わせるか、
どう深掘りするかに時間を使えば、
はるかに効率的で質の高い議論ができます。

会議の時間は、
「みんなが集まっているからこそ
　できること（＝決断や深い議論）」
に集中させるべきですね。

「ウチの会議はいつも長引くから」
と諦める前に、ぜひ「事前の情報共有」という
小さな一歩から始めてみてください。

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